Grijs is een kleur die je wilt vermijden

Bij projectmanagement zijn rug en wit je vrienden – troebel grijs is dat niet. Als projectmanager wil je omgaan met heldere en geverifieerde informatie, geen aannames. Wanneer er aannames worden gedaan die niet worden gevalideerd, worden er fouten gemaakt, lopen tijdlijnen vertraging op en mislukken projecten.

Aannames zijn gevaarlijke dingen om te maken, en zoals alle gevaarlijke dingen om te maken - bommen bijvoorbeeld, of aardbeientaart - kun je jezelf in vreselijke problemen brengen als je zelfs maar de kleinste fout maakt. Aannames doen betekent eenvoudigweg geloven dat dingen op een bepaalde manier zijn met weinig of geen bewijs dat aantoont dat je gelijk hebt, en je kunt meteen zien hoe dit tot vreselijke problemen kan leiden. Op een ochtend zou je bijvoorbeeld wakker kunnen worden en de veronderstelling hebben dat je bed op dezelfde plek stond als altijd, ook al zou je geen echt bewijs hebben dat dit zo was. Maar als je uit je bed stapt, zou je kunnen ontdekken dat het naar zee was gedreven, en nu zou je verschrikkelijk in de problemen komen, allemaal vanwege de verkeerde veronderstelling die je had gemaakt. Je ziet dat je vooral ’s ochtends beter niet te veel aannames kunt doen.”

- Citroenachtige Snicket,
De sobere Academie

Zoals Lemony Snicket van A Series of Unfortunate Events Staten, aannames zijn gevaarlijk. Zelden gebaseerd op feiten, zijn aannames gebaseerd op persoonlijk perspectief - niet op realiteit. Stel je voor hoe dit van invloed kan zijn op je vermogen om een ​​team te managen als jij – en anderen – aannames doen met betrekking tot iets dat zo integraal is als het voltooien van taken. 

De Project Succes Methode maakt gebruik van activiteitenmanagers om ervoor te zorgen dat elke taak wordt uitgevoerd. Tijdens de planningssessie voor elk project is het belangrijk om een ​​work breakdown structure te creëren – een lijst van alle projectactiviteiten van alles wat uw team op dit moment kan bedenken. Momenteel is hier belangrijk omdat het zelden voorkomt dat zelfs de beste teams elke taak onder de knie krijgen die helemaal aan het begin van een project moet worden voltooid. De activiteiten zullen niet in een bepaalde volgorde staan, aangezien de volgorde nog niet heeft plaatsgevonden. Ze hebben ook niet noodzakelijkerwijs een eigenaar of een duur. Het zal letterlijk gewoon een lijst met activiteiten zijn.

Deze taken kunnen echter niet eigenaarloos blijven. Aan elke taak moet een eigenaar worden toegewezen, dat wil zeggen een activiteitenmanager. een persoon per activiteit. De activiteitenmanager zorgt ervoor dat het werk gedaan wordt. Dit is de persoon die de projectmanager aankijkt en zegt: “Dat is mijn taak. Ik zal ervoor zorgen dat het gebeurt.” Dit betekent niet dat ze hebben afgesproken om de fysieke arbeid zelf te doen, alleen dat ze ermee instemmen het enige aanspreekpunt te zijn voor de activiteit. Het single point of contact-concept is erg belangrijk, omdat het verwarring vermindert en duidelijkheid geeft over wie de taak heeft.

Bij projectwerk zijn zwart en wit je vrienden - grijs is je vijand. Alles grijs en dubbelzinnig zal tegen je gebruikt worden in de rechtbank van projectmanagement. Aannames creëren verwachtingen die op niets meer zijn gebaseerd dan wat u denken is realiteit, niet wat echt is realiteit. Succesvol projectmanagement werkt niet in het grijs – zwart en wit zijn cruciaal voor uw succes. Alles grijs en dubbelzinnig zal tegen je gebruikt worden in de rechtbank van projectmanagement.