4 tips om uw geloofwaardigheid te vergroten

Effectief communiceren is misschien wel een van de belangrijkste vaardigheden voor uw succes op het werk - en in de rest van uw leven. Wanneer u uw punt kunt verwoorden, medeleven kunt uiten en uw zaak op briljante wijze kunt presenteren, bouwt u geloofwaardigheid, vertrouwen, relaties op en bevordert u uw carrière.

Maar helaas kan communicatie ook een uitdaging zijn - met te weinig tijd, te veel verdeeldheid tussen mensen en zo veel complexe ideeën om te delen. Maar een nieuwe studie toont aan welke soorten communicatie mensen waarderen, en dus hoe u het beste met anderen kunt samenwerken en de vruchten kunt plukken.

Communicatie heeft grote gevolgen

Communicatieve vaardigheden zijn van grote invloed op effectiviteit en geloofwaardigheid. Sterker nog, wanneer leiders worden gezien als effectiever communicerend – met meer warmte en empowerment – ​​zijn teamleden meer betrokken, effectiever en zelfs optimistischer, volgens een onderzoek van Universiteit van Bologna en Wilmar Schaufeli van de Universiteit Utrecht.

En in een ander onderzoek van de Universiteit van Münster, beoordeelden mensen communicatiestijl boven professionele referenties bij het beoordelen van de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van inhoud en experts.

De Uitdaging

Communicatie is echter voor velen een uitdaging, en 59% van de kenniswerkers maakt zich zorgen over verminderde effectiviteit van communicatie, vooral omdat ze hybride werken - volgens een onderzoek van Grammarly. Bedrijfsleiders in het onderzoek schatten dat hun teamleden gemiddeld 7.5 uur per week kwijt zijn aan slechte communicatie, waarbij 72% aangeeft dat hun team worstelt met communicatie-effectiviteit.

Bovendien zei 90% van de mensen dat slechte communicatie negatieve gevolgen heeft, zoals hogere kosten (45%), gemiste deadlines (39%), achteruitgang van de merkreputatie (34%) of verminderde productiviteit (28%). En een studie van Pommel toonde aan dat 86% van de mensen gelooft dat een gebrek aan effectieve communicatie- en samenwerkingsvaardigheden de belangrijkste oorzaken zijn van falen op de werkplek - en dat wanneer teams effectief communiceren, dit de productiviteit met maar liefst 25% kan verhogen.

Beter communiceren

Maar het is mogelijk om effectiever te communiceren en te genieten van meer voordelen van communicatie, zoals meer geloofwaardigheid en ook betere relaties.

#1 - Wees selectief

E-mail kan een slechte reputatie krijgen als tijdverspiller, maar de meeste mensen geven er de voorkeur aan. Sterker nog, volgens een studie van LiveCarrière, staat het bovenaan de lijst wat betreft hoe mensen willen communiceren op het werk. Dit zijn de favoriete vormen van werkcommunicatie van mensen:

• E-mails, 49%
• Telefoongesprekken, 23%
• Instant messaging-apps, 21%

En in een wereld met te veel vergaderingen kan e-mail een welkom alternatief zijn. In een studie van mmhmm, zei 57% van de mensen dat een vergadering vermeden had kunnen worden door vaak of heel vaak een e-mail te gebruiken.

Wees je bewust van wat mensen over het algemeen prefereren en gebruik e-mail met vertrouwen, vooral wanneer e-mail een vergadering kan vervangen. Gebruik daarnaast de regel van vijf bij e-mail. Als een e-mail meer dan vijf minuten nodig heeft om te lezen, meer dan vijf regels bevat of meer dan vijf uitwisselingen nodig heeft om een ​​oplossing te krijgen, is het misschien beter om de telefoon op te nemen. Aan de andere kant, als u veel details moet communiceren waar mensen later naar moeten verwijzen, kan e-mail de perfecte manier van communiceren zijn.

Maar denk ook eens na over wat individuen verkiezen. Voor sommigen is sms'en voor werkdoeleinden een ongepaste grensoverschrijding, maar voor anderen is het algemeen geaccepteerd. Of in sommige gevallen mist u misschien iemand met een Teams-chat, maar kunt u deze gemakkelijk in e-mail opvangen. En voor de verkoper die altijd in de auto zit, werken telefoontjes misschien het beste.

#2 - Ga live

Hoewel veel van het werk op afstand is gegaan, is er nog steeds een enorme waarde in live communicatie. Volgens de LiveCareer-studie was 83% van de respondenten het ermee eens dat online communicatie meer kans op misverstanden veroorzaakt dan persoonlijke communicatie. Interessant (of beangstigend) was dat dit vooral het geval was in de gezondheidszorg, waar 97% geloofde dat online communicatie voor verwarring zorgde.

En 81% van de mensen vond online communicatie tijdrovender dan persoonlijke communicatie. Het kan langer duren om verbinding te maken, maar als je dat eenmaal doet, is het waarschijnlijk gemakkelijker om vragen op te lossen of informatie persoonlijk te delen.

De magie van face-to-face communicatie is natuurlijk de dichtheid van informatie die je kunt verwerken. U kunt nuances van informatie en emoties in verband met een probleem delen en snel tot een oplossing komen wanneer u de non-verbale informatie uit live discussies kunt opnemen. Zelfs telefoongesprekken zorgen voor een grotere uitwisseling van informatiedichtheid door middel van stemgeluid, spreeksnelheid of pauzes in het gesprek.

En live discussies bouwen ook effectiever relaties op. Als je met je ogen rolt of je schouders ophaalt, vertrouw je iemand je emoties of je onzekerheid toe. Als je naar voren leunt, oogcontact maakt, medeleven toont of samen lacht, toon je je aandacht en aanwezigheid bij iemand.

Dus kom op kantoor, bel iemand op uw videoplatform of pak de telefoon om problemen op te lossen.

#3 – Tijd investeren

Als u tijd besteedt aan het controleren van e-mails, bent u in goed gezelschap. De meeste mensen (40%) besteden twee tot drie uur per dag aan het controleren van e-mail. Dit werd gevolgd door 33% van de mensen die slechts één of twee uur besteedden.

De tijd die mensen besteedden aan het checken van e-mail was deels gebaseerd op ambtstermijn. Degenen met slechts één of twee jaar werkervaring besteedden de minste tijd aan het checken van e-mail en degenen met de langste ambtstermijn besteedden de meeste tijd. Dit kan zijn gebaseerd op het e-mailverkeer dat ze hebben ontvangen of de posities die ze bekleedden. Als mensen hun connecties en invloed op hun carrière uitbreiden, kunnen ze in meer communicatie- of e-maillussen terechtkomen, wat hun tijd en aandacht vereist.

Het is blijkbaar moeilijk om de e-mailbox op te ruimen. Ondanks de 69% van de mensen die één tot drie uur per week besteden aan het sorteren en verwijderen van e-mails, heeft slechts 38% ooit de zoete smaak van "inbox zero" gehad zonder e-mails in hun wachtrij.

Effectief communiceren kost tijd, maar het is ook de moeite waard. Leiders die zijn aanwezig en toegankelijk zijn meestal degenen die meer worden vertrouwd. En collega's die responsief zijn en goed kunnen opvolgen, zijn de mensen waar ze het liefst mee werken. Gewoonten die u toegankelijker en responsiever maken, verminderen de voorkeur voor nabijheid en dragen bij aan uw geloofwaardigheid.

Dus kijk door e-mails en reageer snel op diegene die gemakkelijk zijn of waarop mensen op je wachten om hun eigen werk voort te zetten. Geef vervolgens prioriteit aan de e-mails die belangrijk zijn, maar die meer tijd of concentratie vergen. En cluster ze zodat je tijdsblokken kunt instellen om te reageren wanneer je een gefocuste periode hebt.

#4 - Wees responsief

De verwachtingen voor de reactietijd van e-mail zijn geëscaleerd, waarbij de meerderheid van de mensen binnen enkele uren een antwoord op een e-mail wil:

• 1–2 uur, 19%
• 3–6 uur, 39%
• 7–12 uur, 32%
• 13–23 uur, 7%
• 24 uur en meer, 3%

Bovendien reageren mensen regelmatig op e-mails buiten werktijd: 84% zegt dat ze de inbox van het werk buiten werktijd controleren. Op de vraag hoe vaak ze e-mail checken, zei 49% dat ze e-mail om de paar uur checken, 20% checkt elk uur en 24% checkt eenmaal per dag.

U kunt het beste uw e-mail checken tegen een tarief dat past bij uw functie-eisen en uw stijl. Als u een functie heeft die meer directe opvolging vereist, wilt u natuurlijk vaker controleren. Maar je kunt ook rekening houden met je eigen voorkeur voor grenzen.

Voor sommige mensen verlicht regelmatiger controleren zelfs de stress: dingen gedaan krijgen en van hun bord afkomen en voldoening schenken. Voor andere mensen werkt het misschien beter om gedurende de dag tijdvakken in te stellen waarin u alle e-mails tegelijk kunt afhandelen.

Ook met collega's kun je grenzen stellen. Wees transparant over hoe u graag communicatie ontvangt, hoe vaak u controleert en wat mensen kunnen verwachten in termen van uw follow-up. Door open te zijn over uw manier van werken, kunnen zowel u als uw collega's effectiever zijn, omdat u weet wat u van elkaar kunt verwachten.

De balans

Uw professionele geloofwaardigheid is gebaseerd op vele factoren, maar follow-up, follow-up en goede communicatie staan ​​bovenaan de lijst in termen van hoe mensen u zullen waarderen, op u leren rekenen en met u willen werken.

Stel gezonde grenzen voor jezelf, maar bedenk ook wat teamgenoten van jou nodig hebben om succesvol te zijn. Het in evenwicht brengen van uw behoeften en die van anderen draagt ​​bij aan uw succes, maar ook aan uw geluk en voldoening.