Uitgavenbeheer vs. ERP-inkoop

GEP en de Supply Chain Resource Cooperative van de North Carolina State University (NCSU) ondervroegen supply chain-, inkoop- en IT-professionals in een groot aantal sectoren om inzicht te krijgen in hun prioriteiten en strategieën met betrekking tot de veerkracht en optimalisatie van de supply chain. De resultaten van het onderzoek suggereren een reeks verkeerde afstemmingen waarbij hiaten in het proces, de technologie en de informatiestroom de productiviteit en optimalisatie kunnen belemmeren. Van de ondervraagde professionals zag 59% de kloof tussen inkoop/sourcing en de toeleveringsketen als een grote ontkoppeling en het meest prangende pijnpunt.

Maar de visie van een echt geïntegreerde supply chain blijkt moeilijk te realiseren. Een multi-enterprise supply chain-netwerk (MSCN) is een sleuteltechnologie voor verbeterde samenwerking in een uitgebreide supply chain. Een MSCN is een samenwerkingsoplossing voor supply chain-processen die is gebouwd op een openbare cloud – veel-op-veel-architectuur – die een gemeenschap van handelspartners en datafeeds van derden ondersteunt. MSCN-oplossingen bieden inzicht in de toeleveringsketen, netwerkgebaseerde toepassingen en netwerkanalyses over een uitgebreide toeleveringsketen.

Netwerken hebben onderscheidende voordelen als het gaat om onboarding van leveranciers, communicatie, partnerbeheer en het kunnen bieden van unieke analyses. Vaak geldt: hoe groter het aantal deelnemers uit de branche op een netwerk, hoe beter de oplossing.

Oplossingen voor uitgavenbeheer Maak gebruik van een netwerk

De MSCN-markt bestaat uit verschillende soorten oplossingen. Een type oplossing is het beheer van bedrijfsuitgaven. Belangrijke leveranciers van uitgavenbeheer zijn onder meer GEP, Coupa en Jaggaer.

Volgens de definitie van ARC is het een MSCN wanneer een oplossing voor bedrijfsuitgavenbeheer wordt gebruikt voor directe inkoop. Indirecte materialen worden niet als belangrijk beschouwd voor het beheer van de toeleveringsketen. Bij inkoop zijn de problemen die verband houden met directe materialen belangrijker en moeilijker dan de complicaties rond indirecte materialen. Een direct materiaal is een grondstof, component of assemblage die direct in het productieproces wordt gebruikt.

De inkooptoepassingen die zich in een ERP en oplossingen voor bedrijfsuitgavenbeheer bevinden, doen zeer vergelijkbare dingen. Een van de belangrijkste beslissingen die een fabrikant moet nemen, is bijvoorbeeld of hij goederen van een van zijn leveranciers moet blijven kopen. Zowel op ERP gebaseerde inkoop- als uitgavenbeheeroplossingen hebben stamgegevens van leveranciers. Deze gegevens omvatten zaken als de naam van het bedrijf, het adres van het hoofdkantoor, waar de fabrieken zijn gevestigd, of het bedrijf in minderheid is, of het bedrijf financieel gezond is en of het legaal is om met het bedrijf handel te drijven.

Op het eenvoudigste niveau zou een inkoper aan een leverancier kunnen vragen of de informatie waarover hij beschikt nog actueel is. Bent u bijvoorbeeld nog steeds een minderheidsbedrijf? Als de informatie niet up-to-date is, kan een koper besluiten geen zaken met de leverancier te doen totdat de gegevens zijn bijgewerkt en geverifieerd.

Inkoopoplossingen worden vaak bijgewerkt met gekochte informatie. Zo publiceert Dun & Bradstreet (D&B) rapporten over de kredietwaardigheid van bedrijven. Evenzo biedt Descartes een oplossing genaamd Denied Party Screening. Denied party screening biedt een lijst met bedrijven waarmee het illegaal is om zaken te doen.

Beide inkoopoplossingen van ERP-bedrijven zoals OracleORCL
of Infor – of oplossingen voor bedrijfsuitgavenbeheer – kunnen bedrijven helpen bij het afdwingen van deze leveranciersbeslissingen. Met deze oplossingen kunnen bedrijven realtime informatiefeeds van derden importeren van organisaties die controleren of een leverancier eigendom is van een minderheid, kinderen in dienst heeft of onveilige werkomstandigheden heeft in hun fabrieken. Sommige informatie, bijvoorbeeld het weer dat een minderheid van een bedrijf bezit, wordt eenmaal per jaar bijgewerkt. Maar veel informatie over leveranciers moet vele malen per jaar worden bijgewerkt.

Wat als een bedrijf geen zaken mag doen met problematische leveranciers? Die leverancier kan in de wacht worden gezet. Er zijn verschillende soorten blokkeringen, maar in Oracle stopt de instelling 'Alle nieuwe inkoopdocumenten vasthouden' de mogelijkheid om nieuwe inkooporders vrij te geven aan een specifieke leverancierssite. Evenzo kan voor uitgavenbeheeroplossingen de inkooporder worden stopgezet als de informatie niet up-to-date is. Oracle, Coupa en anderen bieden op maat gemaakte vragenlijsten waarmee due diligence-informatie kan worden verzameld via een leveranciersonderzoek. Die informatie kan dan automatisch in de leveranciersmaster stromen.

Dus wat betreft het up-to-date houden van leveranciersgegevens en het afdwingen van de beslissing om niet met een leverancier samen te werken, is de functionaliteit vergelijkbaar. Wat is er zo bijzonder aan het netwerk?

De PO is het steunpunt voor oplossingen voor uitgavenbeheer

Met oplossingen voor uitgavenbeheer stuurt de inkooporder de betaling aan de leverancier van uitgavenbeheer. Terwijl de inkooporder wordt gestart in het ERP-systeem, worden deze inkooporders doorgestuurd via het uitgavenbeheerplatform. Wanneer het uitgavenbeheer de bestelling naar de leverancier stuurt, initieert dat een kleine betalingstransactie voor de leverancier van software voor uitgavenbeheer. Als de leverancier van uitgavenbeheer betaald wil worden, kan de factuur beter nauwkeurige leveranciersgegevens bevatten. Leveranciers van uitgavenbeheer worden zo gestimuleerd om de kritieke leveranciersgegevens van hun klanten nauwkeurig te houden.

Alex Zhong, directeur productmarketing bij GEP, stelt dat een inkooporderfunctie niet buiten een uniform platform moet worden uitgevoerd: "Een koper kan een bestelling naar een leverancier sturen, maar zonder de zichtbaarheid van bijgewerkte orderstatus, orderwijzigingsactiviteiten en logistiek en betalingsinformatie in een beheerd, begeleid proces tussen multi-enterprise partijen, geen van beide heeft een zicht op wat er ter plaatse gebeurt. Dit zal vrijwel zeker leiden tot hoge doorlooptijden bij het uitvoeren van bestellingen, het onvermogen voor zowel het productieplan, voorraadtekorten of leveringsonderbrekingen als gevolg van vertragingen, en/of hoge voorraadveiligheidsvoorraden en -kosten als gevolg van slecht beheer van de leveringsorders. In een ontwrichtende omgeving worden deze problemen verder versterkt, wat de veerkracht aantast.”

Due diligence van leveranciers

Wanneer kopers met directe materiaalleveranciers werken, proberen ze due diligence te doen. Ze maken een Request for Proposal (RFP) aan en vragen om allerlei informatie: is uw bedrijf minderheidsaandeelhouder? Wat is de ecologische voetafdruk van de producten die u levert? Bent u financieel solvabel? En er worden nog vele, vele andere vragen gesteld. Elke koper zal om verschillende stukjes informatie vragen, maar veel dat kopers willen leren, is hetzelfde. Een van de vloeken van het bedrijfsleven is de tijd en moeite die het kost om RFP's in te vullen.

Maar met een netwerkgebaseerde oplossing, als de potentiële koper zich op het netwerk bevindt, heeft die potentiële klant toegang tot veel dingen die ze willen weten. De moeite die de leverancier moet steken bij het maken van RFP's wordt aanzienlijk verlicht. Hoe groter het netwerk, hoe groter de kans dat een potentiële koper zich bij een leverancier op het netwerk bevindt.

Het GEP-netwerk heeft 5 miljoen actieve leveranciers en voert op jaarbasis meer dan 10 miljoen transacties en $ 300 miljard aan uitgaven uit. GEP schat dat ongeveer 35 procent van de uitgaven direct is.

Dan is er nog Jaggaer. Het Jaggaer-netwerk heeft 1800 kopende klanten die worden bediend door 5 miljoen leveranciers. Er is $ 550 miljard aan jaarlijkse uitgaven vastgelegd, waarvan ongeveer 30 procent directe uitgaven.

Het Coupa-netwerk omvat 8 miljoen leveranciers, meer dan 2500 klanten. Dit vertegenwoordigt $ 3.6 biljoen uitgaven onder beheer. Het bedrag van die uitgaven dat direct materiaal is, is niet openbaar gemaakt.

De PO is een belangrijk steunpunt voor oplossingen voor uitgavenbeheer

Met oplossingen voor uitgavenbeheer stuurt de inkooporder de betaling aan de leverancier van uitgavenbeheer. Terwijl de inkooporder wordt gestart in het ERP-systeem, worden deze inkooporders doorgestuurd via het uitgavenbeheerplatform. Wanneer het uitgavenbeheer de bestelling naar de leverancier stuurt, initieert dat een kleine betalingstransactie voor de leverancier van software voor uitgavenbeheer. Als de leverancier van uitgavenbeheer betaald wil worden, kan de factuur beter nauwkeurige leveranciersgegevens bevatten. Leveranciers van uitgavenbeheer worden zo gestimuleerd om de kritieke leveranciersgegevens van hun klanten nauwkeurig te houden.

Alex Zhong, directeur productmarketing bij GEP, stelt dat een inkooporderfunctie (PO) niet buiten een verenigd platform mag worden uitgevoerd: “Een koper kan een PO naar een leverancier sturen, maar zonder de zichtbaarheid van de bijgewerkte orderstatus, het wijzigen van orderactiviteiten en logistieke en betalingsinformatie in een beheerd, begeleid proces tussen multi-enterprise partijen, geen van beide heeft een zicht op wat er in de praktijk gebeurt. Dit zal vrijwel zeker leiden tot hoge doorlooptijden bij het uitvoeren van bestellingen, het onvermogen voor zowel het productieplan, voorraadtekorten of leveringsonderbrekingen als gevolg van vertragingen, en/of hoge voorraadveiligheidsvoorraden en -kosten als gevolg van slecht beheer van de leveringsorders. In een ontwrichtende omgeving worden deze problemen verder versterkt, wat de veerkracht aantast.”

Netwerken en sourcing

Als bedrijven met nieuwe leveranciers willen werken, kunnen netwerkgebaseerde oplossingen helpen bij het identificeren van mogelijke verkoopzijdebedrijven om mee samen te werken. Dit vermogen om potentiële nieuwe sourcingpartners te vinden wordt gewaardeerd door zowel de buy-side als de sell-side deelnemers aan het netwerk.

Maar het vinden van indirecte leveranciers op een netwerk is veel gemakkelijker dan directe leveranciers. Kantoorschoonmaak is bijvoorbeeld een categorie met veel deelnemers. Een onderdeel dat in het productieproces wordt gebruikt, kan daarentegen op maat worden gemaakt voor die fabrikant. Het maken van een sourcing-peergroep is niet zo eenvoudig als in een catalogus kijken.

Er zal ook vaak logica moeten zijn die een stuklijst opsplitst en vervolgens technische specificaties vastlegt die kunnen worden gebruikt om leveranciers in het netwerk te zoeken. Niet alle aanbieders van uitgavenbeheeroplossingen hebben deze functionaliteit. Maar Jim Bureau, de CEO van Jaggaer, zegt van wel. Sourcing is nog complexer in procesindustrieën waar bedrijven recepten gebruiken in plaats van stuklijsten. “We werken wel in de farmaceutische en chemische industrie, legt dhr. Bureau uit. “Als je nieuwe producten maakt in deze industrieën, moet je materiaal kunnen zoeken op basis van hun chemische verbindingsstructuur. Hierdoor kunnen scheikundigen op moleculair niveau zeggen waar ze naar op zoek zijn.”

Netwerken en benchmarking

Bedrijven willen hun prestaties vergelijken met die van hun concurrenten. Een netwerk voor bedrijfsuitgavenbeheer genereert enorme hoeveelheden gegevens. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om inkoopafdelingen te helpen hun prestaties te benchmarken. Als een netwerk is gebouwd met de juiste machtigingen van hun huurders om hun vertrouwelijke gegevens te gebruiken voor specifieke doeleinden die geen inbreuk maken op bedrijfseigen gegevens. Bij Coupa hebben inkoopprofessionals Coupa toestemming gegeven om hun gegevens te verzamelen en te anonimiseren voor analyses. Coupa noemt dit community intelligence. Coupa-klanten kunnen benchmarkgegevens krijgen, maar ze weten dat de gegevens met betrekking tot wat ze hebben gekocht - inclusief de prijs die ze hebben betaald en de leveranciers waarmee ze werken - niet met anderen zullen worden gedeeld.

Coupa heeft bijvoorbeeld een statistiek genaamd "Risk Management Evaluation Completion Rate" die het percentage risicovragenlijsten specificeert dat is ingevuld door de leveranciers van een bedrijf. Bij best presterende inkooporganisaties vult 86.2% van de leveranciers deze vragenlijsten in. Om benchmarkingstatistieken geldig te laten zijn, moeten ze gebaseerd zijn op een grote steekproef. Met 2500 inkooporganisaties op het netwerk zijn deze statistieken duidelijk statistisch significant.

Coupa heeft een product genaamd Risk Aware dat gebruikmaakt van community intelligence om de risico's van het werken met een klant te helpen beoordelen. De oplossing is gebaseerd op gegevens van derden over risico's - kredietscores, juridische deponeringen, overheidsgegevens, enz. Maar die gegevens zijn gekoppeld aan transactiegegevens van de gemeenschap om een ​​risicoscore te genereren.

Supply Chain Financiering

Een recessie lijkt aanstaande. Tijdens een recessie proberen bedrijven hun cashflow te beschermen door hun leveranciers langzamer te betalen. Dit kan contraproductief zijn. Het kan ervoor zorgen dat kleinere leveranciers failliet gaan. Leveranciers van bedrijfsuitgavenbeheer kunnen netwerkgegevens gebruiken om leveranciers betere financieringsopties te bieden.

Als de risicoscores van een leverancier stijgen (die gedeeltelijk worden bepaald met community intelligence) en ze een belangrijke leverancier zijn, kan een koper ermee instemmen het bedrijf onmiddellijk te betalen als hij korting kan krijgen. Voor kleine bedrijven is cashflow vaak belangrijker dan marge.

Financieringsprogramma's voor de toeleveringsketen werden van oudsher aangeboden door financiële instellingen, maar vaak alleen aan topleveranciers, niet aan de kleine en middelgrote bedrijven die ze het meest nodig hebben. Publieke cloudplatforms hebben echter inzicht in kooptransacties tussen kopers en leveranciers. Het platform kan gebruikt worden om een ​​bank te laten zien dat een leverancier een factuur heeft en dus uiteindelijk betaald zal worden. De bank kan dan een factoringovereenkomst aanbieden. Bij factoring verkoopt een bedrijf zijn debiteuren (dwz facturen) met korting aan een derde partij - vaak een bank. De transactiegegevens op het netwerk kunnen deze factordeals versnellen en tegelijkertijd banken meer zekerheid bieden, waardoor de korting die de leverancier moet betalen, kan worden verminderd.

Conclusie

Wanneer bedrijven kiezen tussen een traditionele ERP-inkoopoplossing en een oplossing voor het beheer van bedrijfsuitgaven, zijn de diepte van de functionaliteit, de manier waarop de oplossing is geïntegreerd met de rest van hun bedrijfsapplicaties en de kosten van de oplossing uiteindelijk allemaal belangrijke overwegingen. Toch hebben netwerkoplossingen enkele onderscheidende voordelen.