Is 'Chief Simplification Officer' uw volgende titel?

IJslands zuivelbedrijf Siggi's is het nieuwste merk om de rol van Chief Simplification Officer (CSO) te creëren. En hoewel de aankondiging misschien een gelikte PR-stunt is, wordt in de vacature vermeld dat de cultuurverschuiving van het bedrijf naar eenvoud 'geworteld is in het idee van vrijheid en flexibiliteit'.

De groeiende behoefte aan CSO's is omarmd door 's werelds grootste schoonheidsbedrijf L'Oreal, tech start-ups zoals CodeXTeam en IAIAO - en elk groot bedrijf daartussenin. Door het proces van onderzoeken en schrijven Waarom Simple wint, Ik interviewde meer dan 100 leiders over de hele wereld, waaronder verschillende maatschappelijke organisaties, en ontdekte gemeenschappelijke tactieken die worden gebruikt door de meest effectieve vereenvoudigers in leiderschap.

Als je een leidinggevende functie hebt en je op een kruistocht tegen complexiteit bevindt, bekijk dan de onderstaande vereenvoudigende stappen. Ze kunnen een raamwerk bieden voor vereenvoudiging in uw huidige bereik ... en u praktijkervaring bieden voor een toekomstige rol als CSO.

1. Formuleer een eenvoudige visie. Vereenvoudiging heeft meer kans van slagen wanneer anderen in uw zaak investeren, dus nodig collega's en werknemers uit om mee te denken. Voorbeelden van enquêtevragen kunnen zijn: "In één zin, wat betekent vereenvoudiging voor ons?" En "hoe kan een eenvoudigere manier van werken onze organisatie of het hele bedrijf beïnvloeden?" En “welke taken van je team ben je bereid op te schorten ten dienste van de vereenvoudiging?” Neem de inzichten van iedereen mee in dit soort vragen — en geef de eer waar het hoort wanneer u de visie in de hele onderneming deelt.

2. Vereenvoudig uw strategie. Net als meestertuiniers erkennen vereenvoudigers dat het opruimen van overtollige planten een sterkere oogst zal opleveren. Kalibreer in uw eigen organisatie uw benadering van strategische planning opnieuw door een minder-is-meer-mentaliteit te omarmen. Voeg geen extra tactieken, doelen, producten of programma's toe, tenzij er tegelijkertijd een wordt verwijderd uit uw bestaande plan. Door de lijn vast te houden, verzendt u een openbare boodschap over wat vereenvoudiging betekent (en uw inzet ervoor).

3. Abonneer u op subsidiariteit. Besluitvorming naar het laagst mogelijke niveau duwen staat bekend als de subsidiariteitsbeginsel. Een groep managers van Merck Canada besloot dit concept in de praktijk te brengen. Gezamenlijk kwamen ze overeen om te stoppen met het nemen van beslissingen waartoe hun direct ondergeschikten al bevoegd waren. Over het algemeen namen mensen slimme beslissingen en gaven aan dat ze meer eigenaarschap voelden over de resultaten. Sterker nog, een handvol medewerkers die ondermaats presteerden, begonnen hun gedrag te veranderen zodra ze publiekelijk verantwoordelijk werden gehouden voor beslissingen. En het beste resultaat van allemaal? Die managers hadden eigenlijk elke maand enkele uren aan nieuw vrijgekomen tijd.

Geef in uw eigen organisatie de opdracht aan elk van uw direct ondergeschikten om deze maand drie beslissingen te nemen waarvoor normaal gesproken uw inbreng of goedkeuring nodig is. Vragen als "Moet ik Priya uitnodigen voor de wekelijkse business review meeting?" of "Kan ik een positie openen voor een nieuwe communicatiedirecteur?" mag niet langer jouw kant op worden gestuurd. Verzamel over een maand je team en ontdek welke beslissingen ze hebben genomen en welke andere soorten beslissingen ze volgende maand zelf zullen nemen. Als mensen eenmaal gewend zijn aan besluitvorming, verhoog dan het aantal maandelijkse keuzes dat ze maken tot vijf, tien en uiteindelijk twintig.

4. Maak uw hiërarchie plat. Naarmate bedrijven groeien, worden managementlagen toegevoegd - en worden besluitvormers verwijderd van de realiteit op het terrein. Uiteindelijk goede ideeën, en zelfs brancheverstorende uitvindingen zoals de iPhone, lopen het risico genegeerd te worden of te laat op de markt te komen. Om de mogelijkheden voor het stroomlijnen van uw organigram te identificeren, moet u rekening houden met de rol van elke persoon in de bestaande rapportagestructuur. Zie je ontslagen? Zijn mensen in een hokje gestopt? Vergelijk uw rapportagestructuur met branchenormen: kunt u het controlebereik voor bepaalde rollen vergroten? Beantwoord deze vragen zorgvuldig en met als doel de-layering.

5. Stel duidelijke statistieken in. Van het verminderen van managementlagen tot het vergroten van het behoud van werknemers, de juiste statistieken ondersteunen uw vereenvoudigingsdoelen en stimuleren gedragsverandering. Voorbeeldstatistieken kunnen variëren van "afname van het aantal goedkeuringslagen voor aanwerving" en "aantal maandelijkse uren bespaard door secundaire besluitvorming" tot "aantal stappen verwijderd uit ons productontwikkelingsproces". Voel je vrij om je eigen statistieken te maken, zolang ze zowel je business unit als het bedrijf ten goede komen.

Voordat u uw doelen voor elke statistiek bepaalt, moet u de startplaats bepalen - uw basislijn - zodat u over een paar maanden kunt zien hoe ver u bent gekomen. Bereken met elke statistiek hoe de zaken er vandaag voor staan en waar je ze wilt hebben. Als u momenteel bijvoorbeeld zeven uur per maand besteedt aan het goedkeuren, aftekenen of anderszins beoordelen van beslissingen van mensen, dan is 7 uw baseline. Wijs nu een doel toe aan elke statistiek die ergens tussen realistisch en ambitieus valt.

Vraag ten slotte een paar vertrouwde managers om uw voorgestelde statistieken te scannen op onbedoelde gevolgen. Als u bijvoorbeeld 'de hoeveelheid kostenbesparingen als gevolg van geëlimineerde vergaderingen' wilt bijhouden, moet u ervoor zorgen dat deze gegevens mensen niet dwingen om blindelings zoveel mogelijk vergaderingen te schrappen. Er kan een bestaande dagelijkse wirwar zijn die redundanties voorkomt en de workflow verhoogt. Het elimineren van een waardevolle vergadering als deze kan de organisatie uiteindelijk geld kosten, dus communiceer uw doelstellingen en statistieken. Overweeg om elke statistiek aan te passen (dat wil zeggen, kostenbesparingen bijhouden door te elimineren) lang vergaderingen) met mogelijk negatieve bijwerkingen.

Chief simplification officers maken het tot hun missie om ervoor te zorgen dat elk teamlid zijn werkdag met zo min mogelijk complexiteit kan navigeren. Of uw bedrijf nu 100 of enkele tientallen werknemers telt, de bovenstaande tactieken zijn ontworpen om eenvoud op elk niveau tot een gewoonte te maken. Door eenvoud te positioneren als het ethos van uw organisatie - en statistieken toe te voegen die mensen motiveren - kan het een positieve verandering in de besluitvorming, rapportagestructuur en werknemersbetrokkenheid stimuleren.