Google heeft zojuist Simplicity Sprints gelanceerd. Hier is je DIY-versie

Eind juli, Google heeft zijn eerste Simplicity Sprint aangekondigd, dat streeft naar "betere resultaten in minder tijd". Volgens CEO Sundar Pichai zal Simplicity Sprints werknemers betrekken bij het werken met meer duidelijkheid en efficiëntie; identificeren welke verkeersdrempels kunnen worden verwijderd voor betere, snellere resultaten; en hoe u op een ondernemende manier kunt omgaan met het elimineren van verspilling.

De meesten van ons vereenvoudigen ons eigen werk niet omdat we niet weten waar we moeten beginnen. Wat moet je eerst vereenvoudigen? En hoe maak je daar tijd voor? En hoe weet u wat administratieve rompslomp is versus werk dat u mag wijzigen?

Ik stelde dezelfde vragen tien jaar geleden toen ik begon met het interviewen van mensen over de hele wereld voor wat werd Waarom Simple wint. Schokkend genoeg kwam ik maar heel weinig oplossingen tegen voor complexiteit op de werkplek. Afgezien van de softwaremethodologie Agile en Lean Six Sigma - synoniem voor grote fabrikanten in de jaren '90 - hadden organisaties niet veel opties om te vereenvoudigen.

Tegenwoordig heb je geen leger aan projectmanagers of dure consultants meer nodig om je werkdag te vereenvoudigen. Het enige dat je nodig hebt, is de wens om verandering aan te brengen - en de bereidheid om de DIY-sprints hieronder te proberen.

1. Vereenvoudig elk formulier/document/rapport waarvoor meer dan 30 minuten of drie medewerkers nodig zijn. Welke documenten, formulieren of rapporten zijn tijdrovend voor uw organisatie? Weet u of andere teams dezelfde inspanning of gegevens dupliceren? Vind onmiddellijke mogelijkheden om te vereenvoudigen door elk formulier/document/rapport op te sommen dat meer dan 30 minuten duurt of meer dan drie teamleden vereist om in te vullen.

Bepaal vanaf hier welke van deze taken kunnen worden gestroomlijnd, onderbroken of geëlimineerd. Als je een buy-in van iemand hogerop nodig hebt, gebruik dan oplossingsgerichte taal om je verzoek in te kaderen (dat wil zeggen, "deze verandering stelt ons team in staat om X aantal wekelijkse uren te besteden aan strategische doelen zoals Y of Z"). Als niemand de taak het volgende kwartaal mist en er geen negatieve gevolgen zijn, onderneem dan actie om de taak voor altijd te verwijderen.

2. Moedig en beloon medewerkers die tijdelijke oplossingen bedenken die een frustrerend proces of tijdrovende taak vereenvoudigen. Wanneer onze medewerkers tijdelijke oplossingen bedenken, is dit een teken dat een proces of systeem hun workflow vertraagt. Ervan uitgaande dat niemands gezondheid of veiligheid in gevaar komt, ben ik een grote fan van tijdelijke oplossingen. Ze bevinden zich op het snijvlak van vereenvoudiging en innovatie als kansen om teamleden sterker te maken en de productiviteit van de organisatie te verhogen.

Beginnen met het verwijderen van knelpunten en beloon degenen die uw bedrijf vereenvoudigen, een maandelijkse wedstrijd aan voor de meest effectieve oplossing. Nodig mensen uit elk gebied en niveau van uw bedrijf uit — en verwijder de namen/eenheden van deelnemers uit inzendingen om vooringenomenheid van juryleden te voorkomen. De criteria voor 'meest effectief' zijn afhankelijk van uw branche en organisatiegrootte, maar zorg ervoor dat de beloning voor tijdelijke oplossingen ook daadwerkelijk motiveer uw medewerkers.

3. Organiseer wekelijkse of maandelijkse vereenvoudigingssessies. Nodig medewerkers en leiderschap uit om voorbereid te zijn om één taak, vergadering of proces te identificeren die onnodig ingewikkeld of overbodig is. Het doel is om tijdens de sessie zoveel mogelijk van deze taken te elimineren, uit te besteden of te vereenvoudigen. Overweeg om deze bijeenkomsten ter plaatse te houden als een happy hour van 4 uur - gratis bier en snacks moedigen deelname meestal aan - of plan ze in op het gouden uur voor uw gedistribueerde teams.

Elke organisatie wil betere prestaties. En eenvoud is uw pad voorwaarts. Beginnend met de drie bovenstaande tactieken, kun je beginnen met het wegnemen van complexiteit en het creëren van ruimte voor zinvoller werk. U kunt deze sprints niet alleen virtueel, persoonlijk of hybride uitvoeren, u kunt ze ook inruilen voor de onproductieve vergaderingen of rapporten die u en uw team elimineren.