Voor effectieve communicatie is toon (verrassing!) het belangrijkst: 5 strategieën voor effectiviteit

U weet dat communicatie cruciaal is voor uw geloofwaardigheid en effectiviteit, maar zoals zoveel dingen in de afgelopen jaren, is het belang ervan toegenomen en is de aard ervan veranderd. Met hybride en werken op afstand creëert afstand de behoefte om op nieuwe manieren te communiceren en met een grotere nadruk op schrijven en asynchrone benaderingen.

Interessant, communicatie draagt ​​bij aan de geestelijke gezondheid, inclusiviteit, vertrouwen, retentie en cultuur. En één element van communicatie valt op: toon. Hoe uw bericht is geformuleerd en hoe het door de ontvangers wordt waargenomen, kan het verschil maken in uw succes en dat van hen.

Communicatie verkleint de afstand

Nieuwe kansen om werk buiten kantoor, vanaf afgelegen locaties en op afstand hebben de impact van communicatie benadrukt. Volgens nieuwe gegevens van Grammatica en de Harris Poll, zegt 82% van de kenniswerkers dat werken op afstand de behoefte vergroot om beter te communiceren.

Daarnaast hebben mensen moeite om in contact te blijven met collega's en 45% van de werknemers zegt dat hun persoonlijke connecties hebben geleden door hybride werken. Deze ervaring verschilt per generatie: 59% van Gen Z, 48% van de millennials, 45% van Gen X en 28% van de babyboomers zeggen hetzelfde.

Maar liefst 62% van de werknemers zegt dat betere communicatieve vaardigheden nodig zijn om diversiteit en inclusie te bevorderen. Dit geldt met name voor 75% van de werknemers die zich identificeren als neurodivergent - die aangeven dat ineffectieve communicatie een belemmering vormt voor inclusie, terwijl slechts 64% van de neurotypische respondenten het daarmee eens is. En 77% van degenen voor wie Engels een tweede taal (ESL) is, geeft aan dat ineffectieve communicatie een barrière vormt vergeleken met 68% van degenen voor wie Engels hun primaire taal is.

Maar goede communicatie zorgt ook voor een positieve werkervaring: 52% van de werknemers zegt dat asynchrone communicatie hun baan flexibeler maakt, 42% zegt productiever te zijn en 34% zegt dat ze zich meer betrokken voelen. Daarnaast wordt effectieve communicatie gezien als de reden voor meer tevredenheid met het werk voor 56% van de respondenten en verbeterde relaties met collega's voor 54%.

Toon en vertrouwen

Er zijn veel factoren in effectieve communicatie - van inhoud en toon tot empathie, modus en platform - maar toon lijkt vooral cruciaal te zijn. Sterker nog, 53% van de kenniswerkers zegt dat de toon belangrijker is dan de inhoud van de communicatie. Maar 71% heeft moeite met het kiezen van de juiste woorden om anderen niet te beledigen en 56% voelt zich onzeker over het vinden van de juiste toon voor hun communicatie.

Toon heeft een belangrijke invloed op hoe goed mensen samenwerken. Als communicatie een positieve toon heeft,

• 62% reageert sneller
• 57% reageert beter op toekomstige verzoeken
• 48% pakt de zorg aan of doet het werk met een hogere kwaliteit
• En 59% neemt de afzender positiever waar

Voor degenen die zich in verschillende kantoren in de VS bevinden, of in verschillende kantoren buiten de VS of die volledig afgelegen zijn, stijgt elk van deze percentages tussen 3% en 11%.

De juiste toon creëren

Het vinden van de juiste toon is een delicaat proces en een fijne mix van verschillende elementen van communicatie. Hier leest u hoe u de juiste balans krijgt.

#1 – Wees zakelijk maar vriendelijk

Een van de eerste manieren om de juiste toon te vinden, is door zakelijk, maar ook vriendelijk te zijn. Je zult deze benadering moeten aanscherpen voor je cultuur en je rol, maar over het algemeen waarderen mensen een begroeting eerder dan dat ze meteen in je inhoud duiken. En een opmerking als "Ik hoop dat het goed met je gaat" of een korte bevestiging van het weer of het seizoen kan een positieve landingsbaan bieden voor een zakelijke uitwisseling.

U wilt kort zijn en deze tactieken vooral gebruiken in een eerste bericht dat een onderwerp opent. Maar dan wil je je concentreren op de zaken die voorhanden zijn, zonder te formeel te zijn. Vergelijk je beste communicatie met een zakelijke casual garderobe waarin je niet in je joggingbroek verschijnt, maar ook niet in een driedelig pak. Je bent gefocust op de resultaten die je moet behalen, maar met een positieve stem.

#2 - Wees zelfverzekerd maar niet arrogant

In uw communicatie bent u het meest effectief als u vertrouwen en nederigheid in balans houdt. Wees duidelijk en heb een standpunt, maar vraag ook om input wanneer dat gepast is. Laat de afzender met je toon weten dat je je eigen perspectieven hebt, maar ook die van hen waardeert, wetende dat je niet alle antwoorden hebt.

#3 - Wees beknopt maar niet kortaf

U wilt ter zake komen in uw zakelijke communicatie, maar vermijd kort of bruusk. Geef context en ga er niet vanuit dat mensen de achtergrond van uw communicatie kennen, tenzij u zeker weet dat ze dat wel weten. Bewerk uw bericht voordat u het verzendt, zodat u voldoende details geeft zonder de lezer te overweldigen.

Wees ook duidelijk over wat je vraagt. Overweeg om vroeg in uw communiqué ter zake te komen en vervolgens in het laatste deel van het bericht meer details of achtergrondinformatie te geven.

Soms is wat u niet opneemt net zo belangrijk als wat u doet, dus wees selectief in wat u zegt en neem de meest kritieke elementen van de inhoud op. Gebruik bovendien het geschreven woord niet te veel. Als een schriftelijk bericht meer dan vijf minuten nodig heeft om te lezen, meer dan vijf punten bevat of meer dan vijf salvo's vereist, is het waarschijnlijk beter als een snel telefoontje of een mondelinge uitwisseling.

#4 - Wees overtuigend maar niet emotioneel

Als je hartstochtelijk over een onderwerp voelt of als je boos of gefrustreerd bent, wees dan extra voorzichtig met je reactie. U zult dwingend willen zijn om ergens voor te pleiten als de situatie goed is, maar wees niet defensief, emotioneel of boos in jouw toon. Als je je bijzonder opgeladen voelt, kun je overwegen een paar uur te wachten voordat je op verzenden drukt of er zelfs een nachtje over slapen voordat je je notitie start.

#5 – Wees authentiek maar niet onoplettend

Het belangrijkste is dat u uzelf wilt zijn in uw communicatie, terwijl u tegelijkertijd let op wat de meeste impact zal hebben op de ontvanger(s) van uw communicatie. Voor iemand die erg datagedreven is, wil je het bewijs presenteren, of voor iemand die gevoeliger is, kun je een extra zin besteden aan een opwarmingslijn. Maar ga niet overboord en doe het zorg ervoor dat je authentiek bent. Bedenk hoe uw communicatie zal worden ontvangen en hoe de ontvanger informatie het liefst hoort en het beste begrijpt.

Het is een wonder

Geweldige communicatie relaties kan opbouwen en vergroot uw geloofwaardigheid, maar u wordt geconfronteerd met tal van barrières. Je gebruikt een woord dat een ander negatief interpreteert. U bedoelt een toon die de ontvanger verkeerd leest. U laat uw reactie achterwege en uw collega maakt onjuiste aannames over waarom u dat heeft gedaan. En met schriftelijke communicatie mis je alle aanwijzingen en aanwijzingen die non-verbaal zijn. Het is een beetje een wonder dat we überhaupt kunnen communiceren als je nadenkt over de barrières.

Maar intentionaliteit helpt. Wanneer je de tijd neemt om goed te communiceren, rekening houdt met je publiek en ook nog eens herleest en bewerkt, pluk je daar de vruchten van.

Bovendien, als u de ontvanger van communicatie bent, kunt u de afzender ook het voordeel van de twijfel geven: als u de barrières kent, kunt u verder kijken dan de letterlijke woorden en luisteren naar positieve bedoelingen.

Intentie is niet hetzelfde als impact

Je hebt gehoord dat intentie niet hetzelfde is als impact en dat geldt vooral voor schriftelijke communicatie, asynchrone communicatie en communicatie op afstand. Maar het is de moeite waard om de moeite te nemen, zodat u relaties kunt opbouwen, uw geloofwaardigheid kunt ontwikkelen en briljant kunt slagen in uw werk.