Chaos in het huis: omgaan met complexiteit op de werkplek

In een vorige artikel, sprak ik over hoe complexiteit op de werkplek en overbelasting werken als een golf van weerstand die alle inspanningen van leiders om de organisatie vooruit te helpen, tegenwerkt. En legde uit hoe het na verloop van tijd kan uitgroeien tot een tsunami die het personeel overweldigt en verdrinkt.

Wanneer dit gebeurt, verslechteren de prestaties naarmate leiders meer gefrustreerd en gedesoriënteerd raken. Verontrustender is hoe het moreel van het personeel verslechtert en werknemers beginnen na te denken over hun opties, zoals springen. Het is op zijn best moeilijk om deze situatie recht te zetten, en in veel gevallen is het ronduit onmogelijk zonder nieuw leiderschap.

Er is veel wetenschappelijk werk verricht over de werkplek en de impact ervan op de beroepsbevolking. Hier zijn een paar punten die u steeds weer zult tegenkomen:

• De complexiteit en werkdruk op de werkplek nemen toe en hebben een directe invloed op de prestaties van de organisatie.
• Na verloop van tijd zal een chaotische werkplek niet alleen de prestaties van de organisatie verslechteren, maar ook de cultuur van de organisatie denigreren.

Wijlen Peter Drucker, uitgeroepen tot managementgoeroe van de eeuw door The New York Times, herinnerde ons er herhaaldelijk aan: "Chaos is een kans, geen bedreiging." Hij prees deze overtuiging tijdens zijn meer dan vijftigjarige carrière als managementconsultant. Hij geloofde dat het veranderen van chaos in kansen een teken was van een groot leider.

Hij bewees keer op keer dat dit het geval was. Maar veranderen er dingen? Is de huidige paradigmaverschuiving anders? Nu de verspreiding van technologie de werkplek tot een steeds complexere omgeving maakt om dingen voor elkaar te krijgen, is het mogelijk om chaos om te zetten in kansen.

Tot op zekere hoogte ervaren alle bedrijven een zekere mate van chaos, maar het is meestal beheersbaar. Ik durf te stellen dat leidinggeven in een chaotische omgeving tegenwoordig meer voorkomt dan ooit tevoren. Wat leiders het meest zorgen baart, is dat het de menselijke geest aantast. De huidige chaos op de werkplek bestrijden is veel lastiger dan het ooit was en toch veel meer nodig. Ik denk dat Drucker gelijk heeft. Grote leiders zullen boven de strijd uitstijgen en chaos veranderen in kansen om het concurrentievoordeel te behalen. Waar u op kunt rekenen!

Wanneer de werkplek chaotisch wordt, zijn er meestal veel factoren die een rol spelen, en geen enkele draagt ​​meer bij dan het enorme volume van de workflow. Werkoverbelasting is een direct gevolg van een overvloed aan workflow. Wanneer het volume van de workflow de menselijke capaciteit om het hoofd te bieden overschrijdt, sluipt er chaos binnen.

Een groot onderzoek dat versterkt hoe het volume van de workflow alleen kan leiden tot chaos op de werkplek, werd gepubliceerd in de Journal of Organizational Behavior in 2020. Getiteld “Dynamische patronen van flow op de werkplek,” concludeerde het als volgt:

1. Flow op de werkplek vertegenwoordigt een hoge mate van interne (met betrekking tot zichzelf) variabelen die in 75 procent van de onderzochte gevallen als chaotisch worden gekenmerkt.
2. Hoge niveaus van flow worden geassocieerd met chaos.
3. Verschillende niveaus van de flow-ervaring, gezien als samensmelting van acties, bewustzijn, leeftijd en type baan, worden geassocieerd met het ontstaan ​​van verschillende, vaak ongewenste patronen (bijv. chaotisch, willekeurig).

Deze studie laat, net als zoveel andere over de dynamiek van de werkplek en het personeelsbestand, er geen twijfel over bestaan ​​dat het volume van de workflow alleen al voldoende is om de werkplek in chaos te veranderen. Dit zorgt ervoor dat leiders zich overweldigd voelen als ze proberen het tempo bij te houden. De studie toonde ook aan dat hoe langer chaos op de werkplek aanhoudt, hoe meer de prestaties verslechteren.

Een senior executive van een zorgcliënt die veel moeite had om controle te krijgen over de richting van de organisatieprestaties, had het misschien het beste gezegd toen hij verklaarde: "We hebben chaos in huis!" Dit is het begin van het einde voor veel leiders wat het geval was met deze leider. Om de controle over een chaotische werkplek terug te krijgen, moet de organisatie meestal het huidige leiderschap vervangen.

Terwijl hij besprak hoe de verspreiding van technologie bijdraagt ​​aan chaos op de werkplek met wijlen Pete Bradshaw, president van Organizational Consultants Inc., professor aan de School of Organizational Management aan de Universiteit van North Carolina, en een adjunct-adviseur van ons bedrijf, deelde hij: " Een primaire oorzaak van de chaotische werkplek van vandaag komt van overbelasting. Leidinggevenden gebruiken technologie als wapen om het personeelsbestand te verminderen dat in hoge mate verantwoordelijk is voor de toename van de werkdruk. Na verloop van tijd worden werknemers minder attent, minder betrokken en minder productief, wat leidt tot slechte prestaties van de organisatie.”

Ik ben ook getuige geweest van leiders die technologie gebruiken om het aantrekken van de rubberen band van middelen te rechtvaardigen, denkend dat alleen de organisatie meer kan doen met minder. Het periodiek beoordelen van het rendement op menselijk kapitaal en bijsturen is goed en noodzakelijk. Echter, als leiders het personeelsbestand onder druk zetten, realiseer je je gewoon dat het volume van de werkdruk proportioneel toeneemt voor de resterende werknemers.

De houding van "meer doen met minder" is een feit in het organisatieleven. Maar wees niet blind voor het feit dat er een grens is waarboven de organisatie helemaal stopt met werken en hoeveel technologie er ook wordt opgestapeld om de situatie te redden - het maakt de zaken alleen maar erger!

Terwijl de golf van verzet die wordt veroorzaakt door de snelle verspreiding van technologie, doorgaat met het knagen aan het merg van de organisatie, moeten leiders oplossingen vinden die de dynamiek op de werkplek en het personeel vereenvoudigen en niet compliceren. Dit betekent dat de manier waarop leiders denken en werken moet worden aangepast - nooit gemakkelijk!