Een virtuele presentatieles van de Dallas Cowboys

De Dallas Cowboys, geleid door hun superster quarterback Dak Prescott, hebben een plek veroverd in de komende play-offs, maar ze kregen een beetje hulp van een andere - hoogst onwaarschijnlijke - bron: twee academici van het Center for Learning Experimentation van de University of North Texas. Volgens het verhaal van Andrew Beaton in de Wall Street Journal, schakelden de Cowboys Ruthanne Thompson en Adam Fein in om het hoge niveau van intensiteit van hun cruciale teamvergaderingen te helpen behouden toen ze virtueel werden vanwege de pandemie. 

De vele beperkingen en afleidingen die inherent zijn aan virtuele vergaderingen, maken het erg uitdagend om het publiek betrokken te houden. Of je nu een profvoetballer bent of een onderwijzeres, een stealth-startup runt of je volgende virtuele cocktailparty plant, neem de lessen van Thompson en Fein die Beaton in zijn artikel beschreef:

…houd het simpel, want een van de grootste valkuilen bij het geven van les in de virtuele omgeving is informatie-overload. Ze zeiden tegen de coaches dat ze meer korte sessies moesten houden in plaats van marathons. Ze demonstreerden hoe je elke vergadering interactief kunt maken, om te voorkomen dat spelers hun focus verliezen terwijl ze luisteren naar een coach die doordreunt over een specifiek concept of stukje film. Ze legden zelfs uit hoe belangrijk het was waar iedereen zijn virtuele studie deed, zelfs als ze zich allemaal op verschillende plaatsen bevonden.

Om het advies van Thompson en Fein in de praktijk te brengen in het bedrijfsleven, heb ik de vier belangrijkste punten die in de bovenstaande paragraaf zijn onderstreept, als volgt geïmplementeerd in mijn eigen virtuele programma's: 

1. Eenvoud. Omdat virtuele vergaderingen de driedimensionale, stereofonische omgeving van persoonlijke afspraken omzetten in tweedimensionale postzegelafbeeldingen en monogeluid, wordt het communicatiekanaal tussen de presentator en het publiek aanzienlijk versmald. Ter compensatie heb ik de diepgang van mijn inhoud teruggebracht tot kernthema's en die thema's vervolgens verder ontwikkeld met de socratische methode van vragen stellen en open discussies.

2. Beknoptheid. De vele afleidingen van WFH zorgen vaak voor een korte aandachtsspanne. Waar mijn persoonlijke coachingsessies dagen van acht uur duurden, beperk ik nu de virtuele sessies tot vier (en in zeldzame gevallen vijf) uur. 

3. Interactiviteit. De beperkingen van audio in virtuele vergaderingen, wat leidt tot veel moeite om het dempen en het dempen op te heffen, zorgt er vaak voor dat het publiek terughoudend is om iets te zeggen. Om de deelname te vergroten, heb ik tal van peilingen, oefeningen, het delen van toepassingen, virtueel whiteboarden en brainstormruimte-activiteiten toegevoegd.

4. Venue. De basisapparatuur voor virtuele vergaderingen - computers, camera's en microfoons - heeft de neiging om presentatoren in een vaste positie te dwingen, waardoor hun bewegingen op onnatuurlijke wijze worden beperkt. Ik raad aan om een ​​sta-bureau te gebruiken waarmee presentatoren kunnen staan ​​en zich kunnen verplaatsen.

Het Human Interaction Lab van Stanford University is het daarmee eens. In hun uitstekende artikel over zoommoeheid bevelen ze het volgende aan:

…mensen denken meer na over de ruimte waarin ze videoconferenties houden, waar de camera staat en of zaken als een extern toetsenbord kunnen helpen om afstand of flexibiliteit te creëren. Met een externe camera die zich verder van het scherm bevindt, kunt u bijvoorbeeld tempo maken en schetsen in virtuele vergaderingen, net zoals wij dat doen in echte vergaderingen.

Laat me als bonus een vijfde advies toevoegen, over de belangrijkste factor in alle menselijke communicatie, oogbetrokkenheid. In feite vindt u drie eenvoudige technieken om uw virtuele te betrekken gehoor in mijn eerdere Forbes-blog.

Eenvoud, beknoptheid, interactiviteit, beweging en oogbetrokkenheid zullen u of zelfs Dak Prescott misschien niet naar de Super Bowl brengen, maar ze kunnen uw virtuele vergaderingen optimaliseren.